Não há dúvidas de que a Organização de Eventos é, entre outras coisas, a arte de gerir imponderáveis.
De entre as múltiplas tarefas subjacentes à organização de um evento, a gestão das confirmações/presenças é, muitas vezes, fruto de algum stress. Prepare-se para qualquer eventualidade e saiba contornar a questão com perícia e diplomacia, lendo o artigo que a N/ especialista em Protocolo, Margarita Murillo Garcia, dedica a este tema.
Las confirmaciones
Tal vez una de las partes más latosas del proceso de organización de un evento es el que tiene que ver con la fase de confirmación de asistencias.
En este sentido los escenarios más habituales con los que nos podemos encontrar van desde las autoridades y vips que normalmente no confirman su asistencia hasta el último momento (muchas veces el mismo día del evento), pues sus agendas suelen experimentar importantes variaciones. Hasta el público general, con el que nos podemos encontrar con las siguientes situaciones:
a. Personas que confirman y no asisten. (Significa espacios vacíos, lo que puede afear la imagen del evento).
b. Personas que confirman su asistencia, pero que llegan acompañadas de una o más personas. (Significa falta de espacio y, a veces, grandes dificultades de ubicación).
c. Personas que no han confirmado su asistencia y asisten sin avisar. (Significa falta de espacio y, en ocasiones, un grave conflicto de ubicación).
d. Personas que confirman que no asistirán y finalmente acuden al evento. (lo mismo que en los casos b y c). Ante estas situaciones la organización poco puede hacer, salvo insistir a sus invitados en que confirmen su asistencia, lo que ocasiona una gran inversión de tiempo y dinero, así como tener que tomar decisiones de última hora, no previstas, que pueden ocasionar descontento y deslucir el evento.
Entendemos que es responsabilidad de todos los invitados colaborar con las personas o instituciones que les han cursado una invitación, simplemente confirmando su asistencia o no asistencia, pues tras cada evento hay un equipo de personas y una inversión económica y en un evento cada persona que asiste es importante.
